Een fusie, wereldwijd, tussen 2 grote telco spelers. 2 verschillende bedrijven, 2 totaal verschillende culturen en in België ook verschillende locaties. Dat vergeet ik nooit. Het was best groots. 

En ik mocht de communicatie vanuit HR mee organiseren. We kregen van Corporate een map met verschillende “communication decks”. Er was een nieuwe CEO die we allemaal mochten mailen op een adres dat “AskBen” heette en de nieuwe EMEA leider zou op een zeer inspirerende manier komen speechen in de Koningin Elisabethzaal.  Het is meer dan 10 jaar geleden, maar een perfecte case waar ik veel van geleerd heb. We deden veel goeds, maar ook minder goeds in die tijd. Hier onder een paar lessen.

Is interne communicatie de achilleshiel in jouw organisatie?

Lees dan zeker verder. Ik leg graag uit waarom, in tijden van constante veranderingen, digitale transformatie en information overload, interne communicatie zo belangrijk is. En waarom je het best in zekere mate “orkestreert”.

Het belang van interne communicatie

In tijden van transformatie is communicatie naar je medewerkers haast dé belangrijkste sleutel om mensen betrokken en geëngageerd te houden. Het is geen marketing campagne maar een absolute noodzaak. Mensen willen duidelijkheid. Onzekerheid zorgt voor onrust binnen teams en zorgt dat mensen beginnen nadenken over hun persoonlijke toekomst. Buiten je organisatie. Mensen willen gezien en gewaardeerd worden. Interne communicatie draagt hiertoe bij. 

Transformatie gebeurt enkel wanneer het van binnen uit mee gedragen wordt. Het is mooi om een doel en richting te bepalen, maar als geen kat weet waar over je het hebt, zal er niemand volgen. Wil je mensen mee krijgen in jouw verhaal, dan dien je hier over met hen in gesprek te gaan.

Hoe begin ik er aan?

Met deze tips kan je zeker aan de slag. 

Nog 1 belangrijke: maak het niet te groot en kijk naar jouw context. Geen twee organisaties zijn hetzelfde. Kies wijs. 

Enkele tips 

Denk goed na over wat je communiceert én wees tegelijkertijd zo transparant mogelijk. Het spijt me erg, maar voor organisaties die te maken hebben met vakbonden, is dit NOG belangrijker. Denk niet enkel na over de inhoud van de boodschap, maar ook over het proces en de fora die je gebruikt.

 Kort samengevat, denk aan de volgende zaken:

• Inhoud: Bereid je boodschap voor en focus op de kern. Details kunnen later gegeven worden.
• Wie: Wie brengt het best de boodschap. Is het de zaakvoerder/CEO, HR, een andere leider of een medewerker? Zet je mensen in de schijnwerpers als het gaat over een project dat zij realiseerden of bij een productlancering.
• Timing: Je kan een boodschap koppelen aan een teamevent (1 keer per jaar bijvoorbeeld), maar ook een wekelijkse update geven of elke maand. En soms is het belangrijk om per direct te communiceren en niet te wachten op de eerstvolgende gelegengheid.
• Het platform: Het platform, dat wil niet direct zeggen dat je technologie moet inzetten. Bv. Je bent een start-up met 7 mensen: kies dan om elke vrijdag om 16.30u bij pot en pint zaken te communiceren. (Bereidt het wel voor) Dat hoeft niet te complex te zijn.

         In grotere organisaties: kies voor een mix van online en offline communiceren. Zorg zeker voor connectie met de mensen. Door enkel online te    

         communiceren mis je vaak wat er echt leeft op de werkvloer.

         De keuze voor het platform is afhankelijk van de inhoud van de boodschap. Sommige zaken, zoals een verlies, zet je beter niet direct op mail, maar    

         bespreek in face-to-face.

         Zet technologie zeker in wanneer mensen niet altijd op dezelfde locatie zitten. Superhandig om iedereen te kunnen bereiken is mensen laten inbellen 

         bijvoorbeeld.

• Proces: Gaat het over strategische zaken met grote impact op de werking van je bedrijf, denk dan na welke groepen mensen eerst moeten geïnformeerd worden, welke later. Ik werk hiervoor zelf graag met scenario’s. Stem dat zeer goed af met de “boodschappers” en zorg dat het er niet te veel zijn. In een organisatie van duizenden mensen, moet je niet 5 lagen inbouwen in het proces. Dat duurt te lang én vraagt te veel afstemming met te veel boodschappers. Hou het recht toe recht aan.

Aligneer met je team

Zorg, zeker bij delicate boodschappen, dat iedereen die een zekere verantwoordelijkheid heeft in je organisatie, mee is en dezelfde boodschap brengt. 

Er is niets zo lastig dan een leidinggevende bijvoorbeeld, die een andere boodschap brengt aan zijn team. Dat kan leiden tot misverstanden, ruis, verkeerde conclusies,… en in het ergste geval niet voorziene crisissen.

Gebruik simpele en duidelijke taal.

Herhaal je boodschap

Mensen onthouden gemiddeld maar 67% van de oorspronkelijke boodschap. Kondig je een nieuwe organisatie aan, een nieuw reglement of een set van wijzigingen, zorg dat je de boodschap dan minstens nog 2 keer herhaalt of nog meer!

En blijf consistent. 

Handig is bijvoorbeeld om geluids- of film opnames te maken en deze er na te delen. Vergeet niet dat bepaalde mensen door afwezigheid de eerste boodschap ook kunnen gemist hebben.

Communiceer ook minder positief nieuws of geen nieuws

In tijden van verandering en onzekerheid weten mensen gewoon graag waar ze aan toe zijn, of waar ze niet aan toe zijn. Beter minder positief nieuws dan helemaal geen nieuws. Of ook communiceren dat je geen nieuws hebt.

Stimuleer conversatie achteraf

Biedt mensen de mogelijkheid om achter vragen te stellen of bezorgheden te uiten. Ik bedoel hiermee niet vlak nadat een communicatie is gebeurd. Niet iedereen is even ad rem of kan zich direct uitdrukken. Mensen hebben tijd nodig om boodschappen, die ze voor het eerst horen, te laten bezinken.

Je kan een communicatieforum (online of een simpele brievenbus) organiseren waar mensen anoniem kunnen reageren. Of je kan vraag en antwoord rondes op je werkvloer houden. 

Of even een vraag stellen aan iemand aan het koffie – apparaat. Vaak wordt onderschat hoe belangrijk dit kan zijn. Een persoonlijke en menselijke connectie met iemand maken op een informeel moment heeft zo veel waarde!

Er wordt vandaag veel geschreven over psychologische veiligheid. Dat komt er niet vanzelf. Sommige mensen vinden het veilig om in groep hun gedacht te zeggen, anderen niet. Zorg dat er mogelijkheden zijn die voor iedereen ok voelen. 

Reageer gepast op de reacties. Bedank mensen oprecht. Het feit dat ze reageren, toont hun betrokkenheid. Vermijdt ten allen tijde om in de verdediging te gaan als je reacties beantwoordt en herhaal de oorspronkelijke boodschap.

Ik herinner me zelf nog dat ik AskBen een mail stuurde en nooit een reactie ontving. Nooit…. Je kan je inbeelden hoe dat mijn ervaring kleurde.

Hou de vinger aan de pols en volg op

Blijf praten. De motor tot verandering ligt bij de mensen zelf. Luister en stuur bij aan de hand van hun feedback. Het stopt niet na een communicatie! Dan begint het proces pas.

Nog meer tips nodig? Of wil jij volgend jaar je interne communicatie aanpak eens onder de loep nemen en verbeteren? Ik kan je zeker helpen. Contacteer me via inge@human-be.bevoor een vrijblijvende kennismaking.